공문작성법 참고하세요

회사에 들어가게 되면 다양한 업무를 하게 되는데요

신입사원이라면 처음에 헤매게 되는 업무 중에 

하나가 바로 공문작성이라고 할 수 있습니다

사실 평상시에는 거의 쓰지 않고 외부에 업무 협조를 하는 경우에는 쓰기에

이래 저래 스트레스가 보통이 아닙니다

그래서 오늘은 공문작성법에 대해 간략하게 알아봅니다

기본적으로 공문의 형식은 두문, 본문, 결문으로 나뉘는 데요

서론, 본론, 결론이라고 보시면 될 것 같습니다

모든 글의 순서를 보통 이렇게

세 단계로 나누면 효과적으로 의사전달이 가능하지요

우선 맨 처음 쓰게 되는 두문에 들어갈 내용에 대해서 알아볼 건데요

일단 이런 공문을 보내는 사람의 회사를 기입해야겠지요

그리고 이런 공문을 받는 수신자도 더불어 기입을 합니다

수신자는 수신 회사의 기관장을 기입합니다

수신자에 수신회사 기관장이 기입되지 않으면

문서에 효력이 없으니 참고하세요

그리고 경유라는 항목이 있는데요

어딘가 거쳐가야 하는 것 같기는 한대

뭔가 알송달송합니다

말 그대로 문서를 보내게 되면

거치게 되는 부서를 쓰시면 되는데요

특별한 사항이 없다면 항목만 만들어 놓고 비워 두시면 됩니다

그리고 참조가 있는데요

아까 말씀 드린 수신자는 큰 테두리의 회사장을 기입했다면

참조는 실제 공문을 받게 되는 사람을 기입하시면 됩니다

그리고 본문을 통해 우리가 공문을 보내는 이유에 대해서

그 내용을 적으시면 되는데요

일단 제목을 써야겠지요

제목은 내용을 한 눈에 알아볼 수 있도록 간결하게 쓰는 게 좋습니다

보통 안내, 공지, 의뢰 등 명사형으로 끝을 맺으면 그 명확도가 올라가니 좋습니다

그리고 본문에 내용을 쓰시게 되는데요

내용은 받는 회사 발전기원, 보내는 회사에 대한 소개, 문서를 보내는 이유의 순서로 

작성을 하게 되면 크게 무리가 없습니다

개인이 아니라 회사간의 공문일 경우는 낮춤 표현을 할 필요는 없습니다

다만 본문에 글을 쓸 때는 적당히 높임말을 써주는 것도 중요한대요

이는 몇 번 연습을 해보시면 감이 오실 겁니다

그리고 들여쓰기를 할 때는 나름 순서가 있는데요

1,ㄱ,1),ㄱ),(1),(ㄱ) 처럼 가면 갈수록 괄호가 생기는 데요

이 순서대로 들여쓰기를 하시면 됩니다

그리고 본문의 내용을 다 쓰시고 첨부파일이 있으면

붙임이라는 항목을 만들어서 거기에 첨부파일 제목을 기입하면 됩니다

첨부파일이 하나 일 경우에는 번호가 필요 없지만 

그 이상이라면 번호를 따로 붙여줍니다 

그런 다음 본문의 내용에서 마지막에 두 칸을 더 띄우고

 ‘끝.’이라고 써주면 됩니다

이제 마지막 결문을 쓰면 되는데요

맨 위에는 발신자 회사 이름과 더불어

그 발신자 회사의 최고 기관장을 기입하고 동시에 날인을 합니다

그리고 관리부라는 항목에

담당자 이름, 바로 윗 선임 직함과 이름, 부서장의 이름을 기입하면 됩니다

그리고 시행이라는 항목에는 문서번호를 기입하게 되는데요

이 문서번호는 내가 정하는 것이 아니라 회사마다 지정이 되기 때문에

별로 신경 쓸 필요는 없을 것 같습니다

그 다음부터는 연락처를 적으면 되는데요

우편, 전화, 팩스, 전자메일 순으로 항목을 만들어서 기입을 하면

공문작성법의 대략적인 초안은 쓸 수 있게 됩니다

지금까지 공문작성법에 대략 알아보았는데요

처음에만 어렵지 몇번 하다보면 일정한 패턴이 보이기 때문에

제일 쉬운 업무가 될 가능성이 있는 것이 바로 공문서 발송인데요

자신이 신입 사원인데 자주 보내지 않는 다는 이유로

미리 연습을 하지 않으면 

소위 말하는 피를 볼 수 있는 업무가 바로 공문서 발송이기도 합니다

그러니 언제 시키질 모르는 업무이니 미리미리 연습하면 좋을 것 같습니다